Secretária da Direção Executiva - Bonja International
Grupo BOM JESUS IELUSC · Joinville, SC, BR
Olá, somos o Grupo BOM JESUS IELUSC! Nossa missão é educar pessoas para o desenvolvimento humano, social e sustentável, por meio de vivências diversas e em um ambiente acolhedor. Se você acredita nisso e quer tornar este seu propósito, você está no lugar certo! **Está é uma oportunidade com início previsto para janeiro de 2027\.** A pessoa **Secretária da Direção Executiva,** será responsável por prestar suporte administrativo e organizacional à Direção Execetiva, contribuindo para a eficiência dos processos, a organização das agendas, o acompanhamento dos encaminhamentos institucionais e a articulação entre as diferentes lideranças da unidade. **Responsabilidades e atribuições** **Apoio à Direção Executiva e organização administrativa** * Prestar apoio administrativo direto à Direção Executiva, organizando documentos, informações, agendas e demandas relacionadas à gestão da unidade. * Organizar e acompanhar a agenda do Diretor Executivo, incluindo reuniões internas, atendimentos, compromissos institucionais e eventos. * Receber, organizar e encaminhar solicitações destinadas à Direção Executiva, observando prioridades e orientações da liderança. * Apoiar a elaboração, digitação, revisão, formatação e organização de documentos, apresentações, relatórios, planilhas e comunicações institucionais. * Manter organizados os arquivos físicos e digitais da Direção Executiva, assegurando a adequada identificação, atualização e confidencialidade das informações. * Apoiar o acompanhamento de prazos, solicitações e encaminhamentos administrativos, contribuindo para a continuidade dos processos e o cumprimento das demandas. **Organização de reuniões e acompanhamento de encaminhamentos** * Organizar reuniões da Direção Executiva com as demais diretorias, coordenações, equipes e parceiros institucionais. * Preparar convites, pautas, materiais e recursos necessários para reuniões e encontros. * Registrar atas, decisões e encaminhamentos administrativos, quando solicitado. * Manter atualizados os registros de encaminhamentos, responsáveis e prazos definidos nas reuniões. * Apoiar o acompanhamento das pendências institucionais, solicitando atualizações aos responsáveis conforme orientação da Direção Executiva. * Organizar o calendário de reuniões e compromissos periódicos da equipe diretiva. **Comunicação e articulação institucional** * Atuar como ponto de apoio administrativo na comunicação entre a Direção Executiva, a Direção Acadêmica, a Diretoria de Desenvolvimento Humano e Acolhimento e as coordenações. * Receber e encaminhar demandas de professores, colaboradores, estudantes e famílias, direcionando\-as aos profissionais e setores responsáveis. * Apoiar a organização e o envio de comunicados, convites e informações institucionais. * Facilitar a circulação de informações administrativas entre as lideranças, respeitando os fluxos de comunicação e os níveis de responsabilidade estabelecidos. * Manter comunicação cordial, profissional e discreta com a comunidade escolar e parceiros externos. * Apoiar o atendimento de visitantes, representantes institucionais e convidados da Direção Executiva. **Apoio às coordenações e às demais diretorias** * Prestar suporte administrativo às coordenações e às demais diretorias do Bonja International, conforme organização das demandas e prioridades definidas pela Direção Executiva. * Apoiar a organização de documentos, reuniões, materiais e informações necessárias ao funcionamento das equipes. * Colaborar na organização administrativa de eventos, encontros com famílias, formações e atividades institucionais. * Apoiar a articulação com setores como Recursos Humanos, Comunicação, Tecnologia da Informação, Infraestrutura, Secretaria Escolar e demais áreas institucionais. * Contribuir para a padronização dos procedimentos administrativos e a melhoria dos fluxos internos de trabalho. **Organização de informações e processos institucionais** * Manter atualizados controles administrativos, planilhas de acompanhamento e registros de demandas da Direção Executiva. * Apoiar a organização de informações e documentos relacionados ao planejamento anual, projetos e iniciativas institucionais. * Acompanhar solicitações administrativas encaminhadas a outros setores, verificando prazos e retornos conforme orientação. * Organizar repositórios digitais compartilhados, assegurando a adequada estruturação e localização dos documentos. * Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos, propondo soluções que favoreçam organização, agilidade e eficiência. **Requisitos e qualificações** * Ensino Médio completo, preferencialmente com formação técnica ou superior em andamento em Administração, Secretariado, Gestão Escolar ou áreas correlatas. * Experiência em atividades administrativas, preferencialmente no apoio a gestores, diretorias ou coordenações. * Desejável experiência em ambiente educacional. * Domínio das ferramentas Google Workspace e conhecimentos de Microsoft Office. * Boa comunicação o