MOV Soluções e Desenvolvimento Empresarial Ltda · Balneário Camboriú, Santa Catarina, Brazil
Estamos em busca de uma profissional para atuar como Secretária Executiva de Alto Executivo, oferecendo suporte estratégico e administrativo à alta liderança de um escritório de advocacia. Buscamos uma profissional organizada, discreta e de total confiança, que traga ordem e previsibilidade a uma rotina intensa, com frentes simultâneas. **Atividades:** * Gerenciar integralmente a agenda do executivo, organizando reuniões, compromissos empresariais, institucionais e pessoais, com priorização e confirmação prévia. * Planejar e organizar eventos corporativos, institucionais e sociais, incluindo convites, fornecedores, listas de convidados, cerimonial e acompanhamento. * Realizar a triagem e o acompanhamento de e\-mails, ligações e correspondências, além de redigir cartas, convites, apresentações e documentos formais. * Atuar como ponto de contato entre o executivo, advogados, contadores, gestores, parceiros e equipes, acompanhando pendências, prazos e retornos. * Preparar pautas, materiais e atas de reuniões, além de controlar prazos, renovações, vencimentos e documentos empresariais e pessoais. * Apoiar a organização de contas, pagamentos, reembolsos e despesas pessoais e corporativas, em conjunto com o setor financeiro. * Administrar demandas pessoais e familiares do executivo, incluindo agendamentos, compras, contratação de prestadores de serviços, manutenção de imóveis, presentes e datas importantes. * Organizar viagens nacionais e internacionais, providenciando passagens, hospedagens, transfers, vistos, documentação, roteiros e prestação de contas. * Organizar arquivos físicos e digitais, estruturando rotinas, processos e controles para otimizar a gestão do escritório do executivo. * Garantir o acompanhamento das demandas simultâneas, antecipando necessidades e assegurando o cumprimento dos compromissos e prazos estabelecidos. **Requisitos:** * Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração, Direito, Comunicação, Relações Internacionais ou áreas afins. * Experiência mínima de 5 anos como assistente ou secretária executiva, preferencialmente com atuação direta junto a presidentes, fundadores, sócios ou executivos C\-level. * Experiência comprovada na gestão de agendas complexas, envolvendo múltiplas empresas, conselhos, reuniões estratégicas e compromissos institucionais. * Vivência na organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, vistos, roteiros e logística. * Experiência no planejamento e na organização de eventos corporativos, institucionais e sociais. * Domínio do Pacote Office e/ou Google Workspace, incluindo e\-mails, agendas compartilhadas e ferramentas de organização e gestão. * Excelente domínio da língua portuguesa escrita, com habilidade para elaborar e revisar e\-mails, cartas, convites e documentos formais. * Inglês em nível intermediário a avançado. * Discrição, ética e confidencialidade absolutas no tratamento de informações pessoais, familiares, financeiras e empresariais sensíveis. * Postura profissional, excelente comunicação e habilidade para representar o executivo perante autoridades, entidades de classe, clientes e parceiros. * Capacidade de organização, priorização de demandas, gestão de prazos e resolução de imprevistos com autonomia e discrição. **Diferenciais:** * Experiência em grupos empresariais, family offices, escritórios de advocacia ou estruturas executivas de alta complexidade. * Vivência no atendimento direto a sócios, fundadores, presidentes ou membros de conselhos administrativos. * Facilidade para antecipar necessidades, propor melhorias nos processos e estabelecer rotinas que proporcionem maior organização e previsibilidade à agenda executiva. **Benefícios:** * Vale alimentação; * Vale transporte; * Ajuda de custo. **Horário de trabalho:** * Segunda a sexta\-feira das 8h30 às 18h00, com 1h de intervalo * Necessário disponibilidade para eventos e compromissos pontuais fora do horário **Local de trabalho:** * Bairro: Centro * Cidade: Balneário Camboriú * Estado: Santa Catarina