APAS - Associação Paulista de Supermercados · São Paulo, São Paulo, Brazil
* Prestar suporte administrativo, operacional e de organização da informação à Gerência de Regionais, contribuindo para a gestão das 16 Regionais, o acompanhamento de projetos, reuniões, indicadores e planos de ação, assegurando a qualidade e a fluidez dos processos e das informações, em apoio à tomada de decisão e à geração de valor para os supermercados associados. **Responsabilidades e atribuições** * Suporte à Gerência: organizar e acompanhar a agenda da Gerente de Regionais, apoiando a priorização de compromissos, reuniões e demandas administrativas. * Organização de reuniões: preparar pautas, apresentações, documentos e materiais de apoio para reuniões internas e externas, providenciando os recursos necessários. * Elaboração de atas com apoio de IA: utilizar ferramentas de inteligência artificial autorizadas pela APAS para apoiar a elaboração de atas, sínteses e registros de reuniões, organizando os principais temas, decisões, compromissos, responsáveis e prazos, com revisão e validação humana antes da circulação. * Registro no CRM: registrar e atualizar no CRM as decisões, os compromissos, os encaminhamentos e os planos de ação definidos nas reuniões da Gerência, garantindo informações completas, organizadas e rastreáveis. * Acompanhamento de planos de ação: monitorar prazos e pendências relacionados às decisões e iniciativas da Gerência, sinalizando atrasos, necessidades de encaminhamento e pontos de atenção. * Consolidação de informações das Regionais: apoiar a coleta, organização e consolidação de dados, relatórios e informações encaminhadas pelos Coordenadores e pelas equipes regionais. * Apoio a indicadores: auxiliar na atualização e organização dos indicadores de desempenho das Regionais, preparando informações para análises e reuniões gerenciais. * Apoio a projetos e iniciativas: acompanhar administrativamente projetos, campanhas e ações conduzidas pela Gerência, apoiando cronogramas, documentos, comunicações e controles. * Integração com as equipes: facilitar o fluxo de informações entre a Gerência, os Coordenadores de Regionais e as áreas internas da APAS, apoiando os encaminhamentos e o acompanhamento das demandas. * Suporte a eventos e reuniões: apoiar a organização de reuniões gerenciais, encontros, eventos e demais iniciativas relacionadas à atuação das Regionais, incluindo logística, convites, materiais e registros. * Gestão documental: organizar e manter atualizados arquivos, apresentações, atas, relatórios e demais documentos da Gerência, assegurando facilidade de consulta e controle das versões. * Rotinas administrativas: executar atividades administrativas relacionadas à área, incluindo controles, solicitações internas, organização de documentos e apoio à prestação de contas, conforme os procedimentos da APAS. * Viagens e logística: apoiar o planejamento de viagens, deslocamentos e compromissos da Gerência, observando as políticas e os procedimentos internos. * Melhoria contínua: identificar oportunidades de melhoria nas rotinas administrativas, nos controles e no fluxo de informações, contribuindo para a eficiência da área. * Confidencialidade e segurança da informação: zelar pela integridade e confidencialidade das informações, utilizando sistemas e ferramentas de IA conforme as políticas de privacidade, segurança e uso de dados da APAS. **Requisitos e qualificações** **Escolaridade** \- Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Gestão Empresarial, Comunicação, Marketing ou áreas correlatas, conforme definição do RH. Experiência * + Rotinas administrativas e organização de agendas. + Organização de reuniões, atas, documentos e apresentações. + Pacote Office ou ferramentas corporativas equivalentes. + Noções de CRM e atualização de informações gerenciais. + Noções de controles, indicadores e acompanhamento de planos de ação. + Familiaridade com ferramentas de inteligência artificial aplicadas à produtividade, elaboração de atas e organização de informações. * Experiência em atividades administrativas, suporte a gestores, organização de reuniões ou acompanhamento de demandas e projetos. **Habilidades e competências** * Organização e planejamento. * Atenção aos detalhes e qualidade dos registros. * Comunicação oral e escrita. * Capacidade de acompanhamento de prazos e pendências. * Discrição e responsabilidade no tratamento de informações. * Proatividade e capacidade de antecipar necessidades. * Relacionamento interpessoal e colaboração. * Facilidade de adaptação a sistemas e ferramentas digitais. **Treinamentos específicos** * CRM utilizado pela APAS. * Ferramentas de IA aprovadas pela APAS e diretrizes de uso responsável. * Políticas internas, segurança da informação e proteção de dados. * Procedimentos administrativos e sistemas corporativos. **Informações adicionais** * Assistência médica para o colaborador * Participação no resultado, atrelado às suas metas. * Vale refeição * Vale Alimentação * Vale transporte ou estacionamento * Gympass * Quick Massagem * Auxíl