Assistente Executiva(o) / Secretária(o) de Diretoria
GT7 · São Paulo, SP, BR
**Objetivo da posição** ----------------------- Organizar a rotina dos executivos, assegurando o bom andamento de agendas, reuniões, viagens e demandas administrativas, com discrição, agilidade e atenção aos detalhes. A posição também será responsável pela gestão da rotina da recepção e pela cobertura da profissional responsável quando necessário. **Principais responsabilidades** -------------------------------- * Organizar agendas, compromissos, reuniões e viagens dos executivos, antecipando necessidades e administrando prioridades e conflitos de horários. * Preparar pautas, registrar atas e acompanhar os encaminhamentos das reuniões. * Elaborar, revisar e formatar apresentações executivas em PowerPoint e ferramentas similares, transformando informações em materiais claros, objetivos e visualmente bem organizados. * Apoiar a organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, itinerários e contato com prestadores de serviços. * Apoiar comunicações e demandas internacionais, utilizando inglês para interações e tratativas conforme a necessidade. * Organizar documentos, correspondências e informações confidenciais, observando as políticas internas de segurança da informação e proteção de dados. * Realizar a interface com equipes internas, clientes, fornecedores e demais interlocutores dos executivos. * Gerir a rotina da recepção, organizando fluxos de atendimento e alinhando prioridades com a profissional responsável. * Realizar a cobertura da recepção em ausências e intervalos, garantindo a continuidade e a qualidade do atendimento. * Apoiar as atividades administrativas relacionadas à rotina executiva e acompanhar pendências até sua conclusão. **Requisitos** -------------- * Experiência em assistência executiva, secretariado de diretoria ou função semelhante. * Domínio de PowerPoint e facilidade para elaborar apresentações com boa organização de conteúdo e cuidado visual. * Familiaridade com ferramentas de agenda, videoconferência, documentos e planilhas. * Boa comunicação oral e escrita. * Organização, discrição, atenção aos detalhes e capacidade de administrar demandas simultâneas. * Proatividade para antecipar necessidades e autonomia para resolver questões da rotina dentro dos limites acordados. **Diferenciais** ---------------- * **Inglês com aplicação prática:** capacidade de trocar e\-mails, conversar com prestadores de serviços e apoiar a organização de viagens e outras demandas internacionais. Terá peso relevante na seleção. * Conhecimentos de marketing e comunicação, especialmente aplicados à preparação de apresentações e materiais executivos. * Familiaridade com Canva e outras ferramentas de criação visual. * Experiência com organização ou supervisão de recepção. Escolaridade Mínima: Ensino Superior Idiomas:* Inglês (Avançado) VR