Secretária Executiva
Casale · São Carlos, São Paulo, Brazil
Responsável por prestar suporte administrativo, organizacional e operacional à alta liderança da empresa, assegurando agilidade, confidencialidade e eficiência nas rotinas executivas. Responsável por gerenciar agendas, organizar compromissos e documentos, facilitar atendimentos e direcionar de comunicações internas e externas, além de apoiar a logística de reuniões, viagens e eventos corporativos. **Responsabilidades e atribuições** **Gestão de Agenda:** * Organizar e gerenciar as agendas dos diretores, coordenando reuniões, compromissos e eventos. * Garantir que os compromissos estejam alinhados com as prioridades estratégicas da empresa/diretor. **Comunicação:** * Atuar como ponto de contato principal entre os diretores e públicos internas/externas. * Gerenciar correspondências, e\-mails e chamadas telefônicas, priorizando e direcionando conforme necessário. * Apoio em comunicações institucionais e alinhamentos corporativos. **Preparação de Documentos:** * Elaborar relatórios, apresentações e documentos diversos para reuniões e eventos. * Revisar e formatar documentos para garantir precisão e profissionalismo. **Organização de Viagens:** * Planejar e coordenar itinerários de viagem, reservas de hotéis, seguro de vida, transportes e demais demandas logísticas relacionadas a viagens corporativas. **Gestão de Documentação:** * Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados, garantindo fácil acesso às informações relevantes. * Controlar documentos confidenciais e sensíveis com o devido cuidado e segurança. **Recepção e Atendimento:** * Recepcionar visitantes, proporcionando um atendimento acolhedor, cordial e profissional. * Atender e direcionar consultas e solicitações de forma eficiente e assertiva. **Gestão de Despesas e suporte:** * Controle de despesas, prestação de contas e reembolsos relacionados à diretoria. * Gestão de materiais, infraestrutura e suporte administrativo da diretoria. **Assessoria e confidencialidade:** * Lidar com informações sensíveis com a máxima discrição e sigilo. * Prestar suporte às demandas administrativas e executivas da diretoria, incluindo atividades corporativas e assuntos particulares relacionados às necessidades dos executivos. * Realizar atividades externas à empresa, tais como serviços em cartórios, bancos, órgãos públicos, fornecedores e demais instituições necessárias ao atendimento das demandas da diretoria. * Conduzir veículo da empresa, quando necessário, para execução de atividades externas, acompanhamento de compromissos, transporte de documentos e atendimento às necessidades dos executivos. **Requisitos e qualificações** * Formação: Superior completo em Secretariado Executivo Bilingue, Administração ou afins. Desejáveis cursos de aperfeiçoamento em Secretariado Executivo e/ou rotinas administrativas executivas. * Competências Técnicas: Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou em posições administrativas de apoio à alta liderança. Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office e Google Workspace), com habilidade para elaboração de documentos, apresentações e controles administrativos. Desejável conhecimento em sistemas corporativos e rotinas de apoio executivo (agenda, viagens, despesas e gestão documental). CNH: categoria B * Competências comportamentais: comunicação verbal e escrita, com capacidade de interlocução com diferentes níveis hierárquicos. Alto grau de organização, disciplina e atenção aos detalhes. Capacidade de atuar com múltiplas demandas simultâneas. Postura discreta, ética e sigilosa no tratamento de informações sensíveis. Proatividade, senso de prioridade e forte orientação para soluções. Boa adaptabilidade e postura profissional alinhada ao ambiente executivo. * Idioma: desejável espanhol e inglês. **Informações adicionais**