Coordenador Financeiro e Administrativo | Back-office
Realmate
**Sobre a Realmate** A Realmate está redefinindo como o mercado imobiliário se relaciona com seus clientes. Reunimos todos os canais de comunicação da imobiliária em um só lugar com a Realmate Chat, nossa plataforma de atendimento omnichannel. No coração da plataforma está a Rafa, nossa agente de IA que conversa com leads de locação e vendas, qualifica automaticamente e agenda visitas, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Nossa missão é clara: ajudar imobiliárias a vender e alugar mais imóveis, com máxima eficiência. Estamos em crescimento acelerado e já apoiamos algumas das maiores imobiliárias do Brasil. Somos um time enxuto, inovador e obcecado por nossos clientes. Queremos construir o maior ecossistema de soluções para imobiliárias, estamos apenas no começo! Se você quer crescer junto com uma empresa que está moldando o futuro de um setor inteiro, seu lugar é aqui. Autonomia real para quem quer construir. **A área de Back\-office na Realmate** A área de Back\-office é responsável pelo: financeiro, departamento pessoal, rotinas administrativas e demandas jurídicas. A área está sendo criada agora, entretanto boa parte da execução fica com parceiros. Temos um BPO financeiro e BPO de Folha e DP, uma contabilidade e um escritório de advocacia. O papel da área é coordenar todo o back\-office: conferir, decidir e garantir entrega. Em algumas frentes, como contas a pagar e a receber, a pessoa também põe a mão junto com o BPO. Eventualmente, também internalizar funções administrativas. **O desafio da vaga** Sua missão será cuidar do back\-office da Realmate de ponta a ponta e construir a governança financeira e administrativa que a empresa ainda não tem. **O que você fará no dia a dia** * Garantir a consistência do ciclo financeiro dos clientes entre contrato, contas a receber, Conta Azul (ERP) e contabilidade * Acompanhar e apoiar o BPO nas rotinas de contas a pagar e a receber, colocando a mão quando necessário e conferindo a execução externa * Garantir que as notas fiscais de contas a pagar e receber sejam emitidas corretamente e atacar a causa raiz dos erros de emissão * Conduzir o fechamento mensal com a contabilidade, checando criticamente os números que ela devolve à Realmate antes de considerá\-los válidos * Coordenar o departamento pessoal junto ao BPO: admissões, desligamentos, benefícios, gestão de máquinas e equipamentos, conferência de folha e correção de erros * Estruturar e tocar o processo de gestão de inadimplência, da régua de cobrança à negociação e à escalada para o escritório jurídico, para proteger o caixa da empresa. Juntamente com BPO, também fazer contato para recuperação de dívidas * Realizar atendimento por WhatsApp, e\-mail e ligação aos clientes e parceiros para sanar eventuais dúvidas administrativas, financeiras e jurídicas * Planejar, orçar e controlar os custos operacionais de viagens e eventos corporativos (passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre e diárias) * Levantar fornecedores para necessidades específicas da empresa, coletando múltiplos orçamentos, elaborando análises comparativas e negociando as melhores condições comerciais * Coordenar os parceiros externos (BPOs, contabilidade e escritório de advocacia), organizando as demandas e cobrando prazo de entrega * Construir a governança e os processos administrativos da área, como políticas escritas, alçadas e calendário de obrigações, e ser a referência do time para dúvidas de faturamento, jurídico, financeiro e administrativo * Apoiar projetos diversos relacionados ao back\-office, como adaptação à reforma tributária, reajustes contratuais, alterações contratuais, higiene do ERP, entre outros **As métricas da posição são:** * Inadimplência da carteira (percentual da receita e valor em aberto) * Fechamento mensal entregue no prazo, com números validados * Quantidade de erros de emissão de nota fiscal por mês * Aderência ao calendário de obrigações fiscais e trabalhistas * Horas de CEO dedicadas a tarefas de back\-office * Percentual de faturas emitidas dentro do prazo * Divergências identificadas entre o Realmate Billing e o Conta Azul * Tempo de resposta às dúvidas do time e dos parceiros * Número de políticas e processos documentados * Contatos de cobrança realizados sobre a carteira em atraso **Competências esperadas** * Ensino superior completo * Domínio completo de ERP financeiro (preferencialmente Conta Azul) * Rotina de contas a pagar e a receber, faturamento, notas fiscais e conciliação bancária * Fechamento mensal e interlocução com contabilidade * Gestão de inadimplência e negociação direta com clientes * Rotinas de departamento pessoal e conferência de folha * Estruturação de processos e políticas administrativo\-financeiras * Constrói processo do zero * Adaptabilidade e resiliência: flexibilidade para reajustar orçamentos e processos rapidamente frente a mudanças de prioridades da empresa * Organização e atenção ao detalhe: disciplina rigorosa no cumprimento de prazos fiscais, cronogramas de pagamentos,