SECRETÁRIO(A) ESCOLAR
Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais-APAE · Três Pontas, MG, BR
DESCRIÇÃO DE CARGO – SECRETÁRIA ESCOLAR 1\. Objetivo do Cargo Assegurar a execução, organização e controle das atividades técnico\-administrativas da Secretaria Escolar, garantindo a adequada gestão da documentação acadêmica dos alunos, a conformidade com as normas educacionais vigentes e o suporte administrativo às atividades pedagógicas da instituição. 2\. Atribuições e Responsabilidades 2\.1 Gestão da Documentação Escolar * Organizar, manter e atualizar os prontuários individuais dos alunos, assegurando integridade, rastreabilidade e confidencialidade das informações. * Proceder à emissão de documentos oficiais, tais como declarações, históricos escolares, certificados e documentos de transferência, em conformidade com a legislação vigente. * Realizar e acompanhar os processos de matrícula, rematrícula e transferência escolar. * Assegurar o correto arquivamento físico e digital dos documentos institucionais e acadêmicos. 2\.2 Controle Acadêmico e Registros Escolares * Registrar, conferir e manter atualizadas as informações acadêmicas em sistemas informatizados e controles internos. * Acompanhar registros de frequência, movimentação escolar e demais dados pertinentes à vida escolar dos alunos. * Apoiar a equipe pedagógica na organização de turmas, listas e controles acadêmicos. * Contribuir para a elaboração e o acompanhamento do calendário escolar. 2\.3 Atendimento ao Público * Prestar atendimento qualificado a pais, responsáveis, alunos e demais usuários, fornecendo informações claras e precisas acerca dos serviços da Secretaria Escolar. * Realizar atendimento presencial, telefônico e eletrônico, observando padrões institucionais de cordialidade e ética. 2\.4 Apoio Administrativo ao Setor de Educação * Elaborar documentos administrativos, tais como ofícios, declarações, comunicados e relatórios. * Secretariar reuniões, quando necessário, providenciando os respectivos registros formais (atas). * Auxiliar a coordenação pedagógica e demais profissionais do setor nas demandas administrativas. * Controlar o fluxo de correspondências e documentos oficiais. 2\.5 Interface com Órgãos Reguladores * Auxiliar no cumprimento das exigências legais junto aos órgãos educacionais competentes, incluindo o envio de dados, relatórios e documentação obrigatória. * Zelar pelo cumprimento de prazos e normativas estabelecidas pelos sistemas de ensino. 2\.6 Organização e Controle Interno * Garantir a padronização, organização e atualização dos arquivos e registros da Secretaria Escolar. * Controlar a entrada, tramitação e saída de documentos institucionais. * Zelar pela guarda, conservação e sigilo das informações sob sua responsabilidade. 3\. Competências Técnicas * Conhecimento em rotinas de secretaria escolar e legislação educacional básica; * Domínio de ferramentas de informática, incluindo Pacote Office e sistemas de gestão escolar; * Conhecimento em técnicas de arquivamento e gestão documental; * Conhecimento em redação oficial e administrativa. 4\. Competências Comportamentais * Elevado nível de organização e atenção aos detalhes; * Comunicação clara, objetiva e institucional; * Postura ética e sigilo profissional; * Proatividade e senso de responsabilidade; * Habilidade no atendimento ao público; * Capacidade de trabalho em equipe. 5\. Requisitos * Ensino médio completo, sendo desejável ensino superior em Administração, Pedagogia ou áreas correlatas; * Experiência prévia em atividades administrativas ou secretaria escolar; * Desejável experiência no terceiro setor ou em instituições educacionais especializadas. 6\. Responsabilidades * Zelar pela veracidade, integridade e segurança das informações acadêmicas; * Zelar pelo cumprimento de prazos legais e institucionais; * Zelar pela adequada organização e conservação dos documentos sob sua guarda. 7\. Condições de Trabalho * Atuação em ambiente administrativo interno; * Atendimento contínuo ao público interno e externo; * Utilização permanente de sistemas informatizados e equipamentos de escritório.